Cuando fallece un ser querido, entre el duelo y las decisiones urgentes aparece una palabra que casi nadie conocía antes: el acta de defunción. Este es el documento que abre casi todos los trámites posteriores, desde el entierro hasta el cobro de un seguro. Si además la persona vivía en Estados Unidos y la familia quiere llevarla a su país de origen, el papel se vuelve todavía más importante. Aquí te explicamos cómo funciona, qué tipos existen, cuánto cuesta y cómo conseguirlo sin perder tiempo.
¿Qué es un certificado de defunción?
Un certificado de defunción es el documento oficial que deja constancia de que una persona murió, y de cuándo, dónde y por qué. Lo emite el gobierno, a través de la oficina de registros civiles o vital records del estado donde ocurrió el fallecimiento.
En Estados Unidos, el certificado de defunción se emite en inglés (por eso, mucha gente busca el certificado de defunción en inglés cuando necesita entenderlo o traducirlo) y suele incluir:
- Nombre completo, fecha de nacimiento, sexo y número de Seguro Social de la persona fallecida.
- Fecha, hora y lugar de la muerte.
- Causa y manera de la muerte, certificadas por un médico, un forense (medical examiner) o un coroner.
- Estado civil, nombre del cónyuge y nombres de los padres.
- Ocupación y último domicilio.
- Datos de quien declara la muerte (informant), generalmente un familiar.
- Información sobre el lugar y el método de disposición del cuerpo: entierro, cremación o traslado.
- Nombre de la funeraria y fecha en que se registró el certificado.
La estructura exacta cambia de un estado a otro, pero la base es la misma.
¿Cuál es la importancia de un certificado de defunción?
Sin este documento, legalmente, la muerte no está registrada, y eso bloquea casi todo lo demás. Se necesita para cancelar cuentas bancarias, reclamar seguros de vida, gestionar pensiones y beneficios del Seguro Social, abrir una sucesión, transferir propiedades o vehículos y cerrar contratos a nombre del fallecido.
Pero para muchas familias inmigrantes su uso más delicado es otro: es un requisito para repatriar un cuerpo. Las autoridades sanitarias, las aerolíneas y los consulados piden una copia certificada del certificado antes de autorizar el traslado internacional. Si el documento tiene errores o no está completo, el traslado se retrasa, y cada día cuenta cuando hay una familia esperando al otro lado.
Tipos de certificado de defunción
En Estados Unidos, el estado emite básicamente una copia certificada del registro. Sin embargo, cuando el documento se usa en países de habla hispana, el registro civil de allá maneja categorías distintas. Estas conviene conocerlas porque te las pueden pedir al hacer trámites en el país de origen.
Certificado positivo literal
Es la reproducción completa y exacta del registro de defunción, tal como fue inscrito, con todos los datos y anotaciones al margen. Es el más completo, y por eso exigen los trámites más estrictos, como los procesos legales o sucesorios.
Certificado positivo en extracto
Es un resumen que recoge solo los datos esenciales: nombre, fecha y lugar de la muerte, y poco más. Este resulta suficiente para gestiones sencillas, como cancelar un servicio o hacer un trámite administrativo básico.
Certificado negativo
Este funciona al revés: certifica que no existe un registro de defunción a nombre de una persona determinada. Se usa, por ejemplo, para demostrar que alguien no ha fallecido o que su muerte aún no fue inscrita.
Si el documento va a usarse en otro país, lo habitual es pedir además el certificado de defunción apostillado. La apostilla es una certificación que autentica el documento para que sea válido en los países firmantes del Convenio de La Haya. En Estados Unidos la emite la secretaría de estado (Secretary of State) del estado donde se expidió el certificado. También suele hacer falta una traducción oficial si el documento va a presentarse en español.
¿Cómo se solicita un acta de defunción?
En Estados Unidos, el acta de defunción se solicita a la oficina de registros vitales del estado o del condado donde falleció la persona. El proceso suele seguir estos pasos:
- El certificado se genera al registrar la muerte. La funeraria normalmente se encarga de completar los datos personales, y el médico o forense certifica la causa.
- Se solicitan las copias certificadas. Las funerarias suelen ofrecer tramitarlas. También puedes pedirlas tú directamente a la oficina estatal o del condado.
- Se presenta una identificación y se demuestra la relación con la persona fallecida.
- Se paga la tarifa y se espera el envío, que puede tardar desde unos días hasta varias semanas según el estado.
El certificado de defunción suele ser solicitado por el cónyuge, los hijos, los padres, los hermanos, el representante legal o el albacea de la sucesión, y la funeraria encargada del servicio. Algunos estados son más restrictivos con las copias certificadas, sobre todo las que incluyen la causa de muerte, y exigen demostrar un “interés directo” en el documento.
¿Qué costo tiene solicitar copias de un certificado de defunción?
El costo lo fija cada estado y puede cambiar, así que conviene confirmarlo en la oficina de registros vitales correspondiente. En general, la primera copia certificada cuesta más que las adicionales pedidas en la misma solicitud.
¿Qué puede hacer Exaltta por ti?
Reunir documentos mientras se atraviesa un duelo es agotador, y más si hay que coordinar un traslado entre países. En Exaltta te ayudamos. Si el deseo de la familia es regresar a su ser querido fallecido a su país de origen, nuestro servicio de repatriación incluye gestión logística, además del traslado. Así, nuestro equipo te apoya durante el proceso para que tu familia pueda concentrarse en despedirse.
Preguntas frecuentes
Muchos estados permiten solicitar el certificado de defunción en línea desde la página oficial de su departamento de salud o de registros vitales. En este proceso, tendrás que llenar un formulario, subir una identificación y pagar con tarjeta. Antes de pagar, se recomienda verificar que se trata de un sitio oficial o autorizado por el estado, para evitar confusiones.
El acta de defunción es el registro que queda asentado en el libro o la base de datos del registro civil, y el certificado de defunción es la copia o la constancia que se expide a partir de ese registro. En Estados Unidos se habla casi siempre de death certificate, mientras que “acta de defunción” es el término más común en México y otros países de habla hispana.
Sin ella, no puedes cerrar legalmente la vida de la persona fallecida. No se podrá abrir la sucesión, reclamar seguros ni pensiones, cancelar cuentas o transferir bienes. Tampoco es posible una repatriación, porque ninguna autoridad autoriza el traslado de un cuerpo sin este documento.